Toong

Thử thách

Vì đặc thù của co-working space luôn tạo sự thuận lợi và linh hoạt tối đa cho khách hàng, đồng thời nhóm khách hàng đa dạng từ cá nhân, tổ chức, và thời hạn hợp đồng, thời gian bắt đầu và kết thúc cũng không giống nhau. Do đó, dù số lượng nhân viên tăng thêm, công việc vẫn bị dồn ứ. Mô hình kinh doanh ngày một phát triển, số lượng địa điểm tăng lên không những ở Việt Nam, mà còn vươn sang các nước lân cận như Lào, Campuchia. Bộ phận vận hành là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, làm việc thường xuyên với Head office và các nhà cung cấp; kiểm soát cơ sở vật chất bảo đảm môi trường làm việc chất lượng cao, cung cấp dịch vụ đáp ứng được nhu cầu làm việc của khách. Công việc của họ lặp lại hàng ngày và phải xử lý thủ công như đặt phòng họp, in ấn scan, gửi nhận thư, tiếp khách hàng và tổ chức sự kiện. 

Song song với việc tổ chức phát triển ngày một nhanh chóng kèm theo đó là nhu cầu tuyển dụng và huấn luyện các nhân viên mới cũng tăng cao. Toong đối mặt với thách thức là làm sao để nhân viên họ nắm bắt nhanh cơ chế hoạt động của tổ chức cũng như làm thế nào để sắp xếp tổ chức tốt việc lưu trữ tài liệu thông tin. Việc lưu trữ đòi hỏi phải được chia sẻ, cập nhật thường xuyên và các cơ sở phải cùng cập nhật ví dụ như chính sách giá mới, các chương trình khuyến mãi. Các hình thức trao đổi thông tin mà Toong đang sử dụng như email, điện thoại, tin nhắn, chat nội bộ cũng chưa thực sự hiệu quả khi luồng thông tin quá nhiều và có nhiều các bên liên quan (Toong, khách hàng và nhà cung cấp).

Giải pháp

Sử dụng công cụ tập trung quản lý toàn diện để điều hành môi trường làm việc chung (Nexudus) giúp cho Toong điều hành trên cùng 1 nền tảng: thông tin chi tiết của khách hàng, dịch vụ sử dụng, thời hạn thanh toán ....v.v. Ngoài ra, Nexudus hỗ trợ tối đa trong việc tự động hoá các công việc thường ngày của đội ngũ quản lý như check-in/ check-out, ghi nhận booking của các thành viên trên hệ thống, tự động xuất debit note các chi phí phát sinh, tự động nhắc nhở thanh toán, lịch họp... Song song việc tích hợp cùng phần mềm quản lý in ấn và cung cấp một cổng giao tiếp bằng website, Nexudus giúp khách hàng chủ động hơn trong việc đặt phòng họp, in ấn qua wifi, kết nối với các thành viên khác cũng như theo dõi thông tin và chi phí phát sinh trong tháng mà không cần phải liên hệ với Toong như trước.

Hơn thế nữa, Confluence là một nền tảng cộng tác và lưu trữ văn bản, nhờ đó việc kết nối các phòng ban dựa trên nội dung và kiến thức giúp công việc được hoàn thành nhanh hơn. Với Confluence, các cuộc họp luôn được ghi chú đầy đủ, minh bạch tác vụ từng thành viên và dễ dàng hơn trong việc theo dõi. Ngoài ra, Confluence còn hỗ trợ đội ngũ quản lý dữ án Toong trong việc ghi chép yêu cầu sản phẩm, trạng thái dự án, các vấn đề, nguy cơ và hơn thế nữa. Với Confluence, Toong đã tìm thấy giải pháp  cho việc cộng tác giữa các phòng ban, giao tiếp , chia sẻ tài liệu, quản lý dự án và các ý tưởng. 

Lợi ích

Từ khi triển khai Nexudus, bộ phận vận hành đã được giảm tải khối lượng công việc hằng ngày. Các khách hàng đã có thể tự đặt phòng họp hoặc in ấn thông qua website hoặc mobile thay vì phải liên hệ lễ tân như trước. Ngoài ra, khách hàng có thể dễ dàng gửi yêu cầu hỗ trợ lên bộ phận vận hành thông qua cổng hỗ trợ ở website. Với việc tập trung thông tin khách hàng trên 1 nền tảng như Nexudus, Toong sẽ dễ dàng quản lý, theo dõi khi cần thiết. Hệ thống báo cáo phong phú như KBI, occupancy, finances...giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn.

Trong khi đó Confluence được sử dụng để hệ thống hóa thông tin và tập trung văn bản tài liệu trong cùng 1 nơi. Confluence đáp ứng tốt cho nhu cầu huấn luyện và thông tin nội bộ vì các thành viên nay đã có thể dễ dàng tìm kiếm các tài liệu hướng dẫn, các thông tin chính sách mới. Điều này giúp nhân viên Toong chủ động hơn trong công việc hằng ngày mà không cần phải chờ đợi hoặc liên hệ các cấp để tham khảo. Confluence nhanh chóng kết nối nhân viên với thông tin và những thành viên khác, vì vậy mọi thứ đều nằm trong tầm tay. Thông qua một hệ thống các Space và trang Confluence, công việc của nhân viên được tổ chức, thông tin được sắp xếp hợp lý, và giúp nhân viên tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, tính năng cộng tác trên cùng 1 văn bản trong Confluence giúp gia tăng sự tương tác và phối hợp giữa các nhóm và các phòng ban một cách đáng kể. Các thành viên có thể góp ý thông qua những bình luận để từ đó các quyết định được đưa ra tốt hơn. Đó thật sự là những lợi ích rõ ràng mà Confluence đã đem lại cho Toong.